前から実践したいと思っていたGTD（Get Things Done）を、iPhoneなどのツールを使ってやる方法をいろいろと試行錯誤していました。

その結果、GTDをベースとしたiPhoneアプリもいろいろと出ているのですが、今まで使い慣れているappigoのTodoを使うことにしました。

いろいろとトライし、今の方法にしてもう１ヶ月、ようやく安定してきた感じがあります。一番悩んだのが、GTDの整理ステップの管理方法。一番ツール等を使って管理しなくてはならない部分なのですが、インターネットサービスのToodledoにはGTDの概念が入っているのですが、appigoのTodoには反映していない（TodoはToodledoと同期している）。そして、考えているその時点ではTodoを自分なりのカテゴリで管理していたので、それも崩したくない・・・。

でも、結局は今までのやり方を変えることが重要なので、カテゴリをGTDに準じてしまえば良いじゃないか・・・ということで、解決しました（画像参照）。

あとは、これをしっかりと更新することと、必要に応じて追加していくということを継続しなくてはならない。なので、システム手帳にGTDトリガーリストやGTDワークフローを書いたものを挟んで、毎日見るようにしました。

まぁ、大事なのは『GTD＝Todo管理』ではないということ。そう考えると意外とうまくおさまりました。

とりあえずは、この方法でしばらくはやっていけそうな予感がしてます。

私は、昔から使っているシステム手帳というアナログツールを活用するだけでなく、それを継続して使っていくための方法ついて考えてみました。それを実現するのが、アナログツールの対極にあるデジタルツールの活用がキーになります。

最近、手帳に書くと決めている日々の時間管理実績等の記入が、確実に行えるようになってきました。それに一番貢献しているのが、iPhoneに入っているTodoというタスク管理ツール。

このタスクの中に、「手帳のディリーリフィルの記入」というタスクを、毎日繰り返す設定で登録しておきます。それを普段からチェックして忘れないようにすることにより、手帳の記入がいつの間にか習慣化されます。システム手帳を確実に利用するようにする方法はこれだけです。

すごく簡単な話なのですがもしかりにこの方法が習慣化されても、アナログツールとデジタルツールのどちらかが欠けただけでそれが維持されなくなる可能性があります。

よく考えてみると、アナログツールの継続について考えていたのですが、デジタルツールも継続利用していくことも課題としてある場合が多いのも事実です。要は、デジタルツールを継続して使っていくことを習慣づけるのも難しかったりするということです。

でも、デジタルツールでアナログツールの継続を管理することにより、実は同時にデジタルツールの管理も同時に行うことになります。この二つの関係、つまり相乗効果がお互いの継続を助けていくと云うことになります。

ということで、普段から継続できている人はいいのですが、どうしても継続できてないという人は、考え方を変えて二つ以上のツールを駆使し、その相乗効果ですべてのツールを継続していくようにしてみてはいかがでしょうか？私はこれで継続性を身につけることができました。

最近は、iPhoneをはじめいろいろなデジタルツールが便利になってきて、アナログツールが蔑ろになりつつあるように感じています。特に役目を失いつつあるのがシステム手帳というアナログツール。本来、最強ツールであるはずのシステム手帳の市民権がいろいろなデジタルツールにその市民権を失われていくのは、残念に感じています。

私の場合システム手帳を使い始めたのが大学生のころなので、もう20年近く前のこと。はじめてそれを手にしたときは、自分なりにカスタマイズできるこのツールのすばらしさに感動したものです。それまでに使っていた普通の手帳は、スケジュール部分に満足していてもメモを取る罫ページが少なすぎる、メモページを重視するとスケジュールに満足できない・・・等の数々の不満があり、いろいろある手帳の中から、自分が使いやすいと思う手帳を探すのに毎年苦労していました。そんな中で、自分の好きなリフィルを入れることができるシステム手帳というツールは画期的でした。なぜ、もっと前から使わなかったのか・・・と後悔したものです。

それからずっとシステム手帳を持ち続けていたのですが、手帳に大量に書き込むこともあれば、ぜんぜん書かないことが続いたりと、安定して使うということが少ないのも事実でした。それは「システム手帳に予定や実績を書き込む」という行為が、日記を書くのと同じように継続するのが大変だったのです。それと同時に、PCの発達もシステム手帳を使わなくなる大きな要因になっていました。会社では一人一台のPCを割り当てられるようになり、予定やメモはPC上に保管していれば事足りていました。

ところが、PCで管理するようになってから、ふと思い出したようにシステム手帳を開いて見直すと、書き込んでいる部分の状況把握できるスピードは、PCに溜まっているデータを探し出すよりも格段に早いということに気がつきます。「そういえば、あのころこんなことやったなぁ」という曖昧な記憶を頼りに探すときは、PC内のデータよりも、手帳みたいに文字で書いてあるものから探す方が早い場合があります。

それは手帳を書くにはペン等の筆記具を使うため、特に重要な文字は大きかったり、下線が引いてあったりと、それなりの工夫がされている場合が多いからだと思われます。また、かすかな記憶で書いた場所をおぼろげに覚えていたりと、システム的に表現することができない、あいまいな検索を行い見つけ出すことも可能なのです。探すものがわかっていれば、システムの方が早い場合が多いのですが、このように曖昧な検索を行う場合はアナログの方が早かったりします。表現力も、システムより断然有利という点も見逃せません。

ここら辺を考えると、私はどうしてもアナログツールを手放すことが出来なくなっています。それよりも、これらのアナログツールをうまく使いこなすために、デジタルツールを使うことを考えるようになって来ました。

ずらずらと書いていたら長くなってきてしまったので、「アナログツールを活用するためのデジタルツール活用」の具体的事例については、次の機会にしようと思います。

朝マックでタスク整理している時間は結構好きな時間である。
この時間はだいたい一時間くらいなのだが、いろいろなことができる。

まずは前日にやったことの整理から始める。こちらは、ディリーリフィルへの記入となり、仕事としてやったこと、新しい気づき、残しておくべきメモ等をまとめて書いている。たいしたことでもなくても書いておくと、後で見返したときに参考になる場合も多いので、なるべく書くようにしている。今のところ、土日も含め今年の5月7日から毎日欠かさずにつけている。時には2～3日分まとめて書くこともあるが、やっと日々のルーチンとなってきて、面倒な作業ではなくなりつつある。

次に手帳に入れている無地リフィルを広げ、思いついたことをだらだらと書き綴る。これは始めてまだそんなに経ってはいないが、飛行機の中で思いついたこと。目的もなく、頭に浮かんだ事柄をそのまま文字に落としていく。書く内容は本当に何でも良い。最近万年筆に凝りだしたこともあって、ただ文字を書きたくて始めた。意外と後で読み返すと面白い。頭のリラックスにもなるので、仕事が忙しくなればなるほどこれをやるように心がけている。

最後に、iPhoneのToDoとウィークリーリフィルを広げ、スケジュールの確認と今日やるべきタスクの確認を行う。

こんな感じの整理をするのでだいたい一時間程度。それ以上やってもだらだらしてしまうし、これくらいの時間に絞ってやることが大事。朝であれば今日みたいにマクドナルドに入って朝食がてらやる場合もあるし、夕方であれば会社帰りにカフェによってこの作業を行ったりする。面倒なようでも習慣化するとそんなに面倒ではなくなる。うまく時間の隙間を使ってやるのがコツなのかもしれない。