私は、昔から使っているシステム手帳というアナログツールを活用するだけでなく、それを継続して使っていくための方法ついて考えてみました。それを実現するのが、アナログツールの対極にあるデジタルツールの活用がキーになります。

最近、手帳に書くと決めている日々の時間管理実績等の記入が、確実に行えるようになってきました。それに一番貢献しているのが、iPhoneに入っているTodoというタスク管理ツール。

このタスクの中に、「手帳のディリーリフィルの記入」というタスクを、毎日繰り返す設定で登録しておきます。それを普段からチェックして忘れないようにすることにより、手帳の記入がいつの間にか習慣化されます。システム手帳を確実に利用するようにする方法はこれだけです。

すごく簡単な話なのですがもしかりにこの方法が習慣化されても、アナログツールとデジタルツールのどちらかが欠けただけでそれが維持されなくなる可能性があります。

よく考えてみると、アナログツールの継続について考えていたのですが、デジタルツールも継続利用していくことも課題としてある場合が多いのも事実です。要は、デジタルツールを継続して使っていくことを習慣づけるのも難しかったりするということです。

でも、デジタルツールでアナログツールの継続を管理することにより、実は同時にデジタルツールの管理も同時に行うことになります。この二つの関係、つまり相乗効果がお互いの継続を助けていくと云うことになります。

ということで、普段から継続できている人はいいのですが、どうしても継続できてないという人は、考え方を変えて二つ以上のツールを駆使し、その相乗効果ですべてのツールを継続していくようにしてみてはいかがでしょうか？私はこれで継続性を身につけることができました。

最近は、iPhoneをはじめいろいろなデジタルツールが便利になってきて、アナログツールが蔑ろになりつつあるように感じています。特に役目を失いつつあるのがシステム手帳というアナログツール。本来、最強ツールであるはずのシステム手帳の市民権がいろいろなデジタルツールにその市民権を失われていくのは、残念に感じています。

私の場合システム手帳を使い始めたのが大学生のころなので、もう20年近く前のこと。はじめてそれを手にしたときは、自分なりにカスタマイズできるこのツールのすばらしさに感動したものです。それまでに使っていた普通の手帳は、スケジュール部分に満足していてもメモを取る罫ページが少なすぎる、メモページを重視するとスケジュールに満足できない・・・等の数々の不満があり、いろいろある手帳の中から、自分が使いやすいと思う手帳を探すのに毎年苦労していました。そんな中で、自分の好きなリフィルを入れることができるシステム手帳というツールは画期的でした。なぜ、もっと前から使わなかったのか・・・と後悔したものです。

それからずっとシステム手帳を持ち続けていたのですが、手帳に大量に書き込むこともあれば、ぜんぜん書かないことが続いたりと、安定して使うということが少ないのも事実でした。それは「システム手帳に予定や実績を書き込む」という行為が、日記を書くのと同じように継続するのが大変だったのです。それと同時に、PCの発達もシステム手帳を使わなくなる大きな要因になっていました。会社では一人一台のPCを割り当てられるようになり、予定やメモはPC上に保管していれば事足りていました。

ところが、PCで管理するようになってから、ふと思い出したようにシステム手帳を開いて見直すと、書き込んでいる部分の状況把握できるスピードは、PCに溜まっているデータを探し出すよりも格段に早いということに気がつきます。「そういえば、あのころこんなことやったなぁ」という曖昧な記憶を頼りに探すときは、PC内のデータよりも、手帳みたいに文字で書いてあるものから探す方が早い場合があります。

それは手帳を書くにはペン等の筆記具を使うため、特に重要な文字は大きかったり、下線が引いてあったりと、それなりの工夫がされている場合が多いからだと思われます。また、かすかな記憶で書いた場所をおぼろげに覚えていたりと、システム的に表現することができない、あいまいな検索を行い見つけ出すことも可能なのです。探すものがわかっていれば、システムの方が早い場合が多いのですが、このように曖昧な検索を行う場合はアナログの方が早かったりします。表現力も、システムより断然有利という点も見逃せません。

ここら辺を考えると、私はどうしてもアナログツールを手放すことが出来なくなっています。それよりも、これらのアナログツールをうまく使いこなすために、デジタルツールを使うことを考えるようになって来ました。

ずらずらと書いていたら長くなってきてしまったので、「アナログツールを活用するためのデジタルツール活用」の具体的事例については、次の機会にしようと思います。

朝マックでタスク整理している時間は結構好きな時間である。
この時間はだいたい一時間くらいなのだが、いろいろなことができる。

まずは前日にやったことの整理から始める。こちらは、ディリーリフィルへの記入となり、仕事としてやったこと、新しい気づき、残しておくべきメモ等をまとめて書いている。たいしたことでもなくても書いておくと、後で見返したときに参考になる場合も多いので、なるべく書くようにしている。今のところ、土日も含め今年の5月7日から毎日欠かさずにつけている。時には2～3日分まとめて書くこともあるが、やっと日々のルーチンとなってきて、面倒な作業ではなくなりつつある。

次に手帳に入れている無地リフィルを広げ、思いついたことをだらだらと書き綴る。これは始めてまだそんなに経ってはいないが、飛行機の中で思いついたこと。目的もなく、頭に浮かんだ事柄をそのまま文字に落としていく。書く内容は本当に何でも良い。最近万年筆に凝りだしたこともあって、ただ文字を書きたくて始めた。意外と後で読み返すと面白い。頭のリラックスにもなるので、仕事が忙しくなればなるほどこれをやるように心がけている。

最後に、iPhoneのToDoとウィークリーリフィルを広げ、スケジュールの確認と今日やるべきタスクの確認を行う。

こんな感じの整理をするのでだいたい一時間程度。それ以上やってもだらだらしてしまうし、これくらいの時間に絞ってやることが大事。朝であれば今日みたいにマクドナルドに入って朝食がてらやる場合もあるし、夕方であれば会社帰りにカフェによってこの作業を行ったりする。面倒なようでも習慣化するとそんなに面倒ではなくなる。うまく時間の隙間を使ってやるのがコツなのかもしれない。

今週は福岡に常駐状態で作業をしているのですが、主な作業場所は宿泊しているホテルの部屋。打ち合わせのために2時間程度外出するも、作業は部屋の中。

そんな感じなのですが、今日の朝は朝食を兼ねてカフェに行きました。そのときに持って行ったものは、システム手帳とiPhoneのみ。今日の予定とタスクをコーヒーを飲みながらしっかりと整理。PCを前にしてしまうとどうしても目の前の作業に没頭してしまうのですが、30分ゆっくりとカフェしながら、整理するという時間も良いですね。

明日は打ち合わせもなくずっと資料作成でホテルに缶詰なので、うまくメリハリをつけて作業をするようにしますかね。

週間スケジュールTypeBに少し修正を加えました。

この週間スケジュールを使っているときに時間記入位置を間違えることがあるため、時間数字と重なっている部分の罫線を削除しました。それ以外に罫線をそろえたりと細かい修正を加えています。

このスケジュールをダウンロードするには次のエントリからダウンロードできます。

週間スケジュール　TypeB

方眼パターンの週間スケジュールを作成しました。

1.特長
・2009年1月の週間スケジュール（見開き1週間）です。
・方眼形式で自由に記入できます。
・2ヶ月分のカレンダー（当月、翌月）が右下にあります。
・各日のToDoリストがあります。
・日付の下に行事記入用の空欄があります。
・スケジュールは8時から22時。上下に記入欄があるので拡張も可能です。

2.使い方
・ダウンロードして解凍すると、２つのファイルが含まれています。
・weekly_typeb_2009jan_01_ver1.01.pdfが、白紙リフィルの表に印刷するものです。
・weekly_typeb_2009jan_02_ver1.01.pdfが、白紙リフィルの裏に印刷するものです。
・まず、weekly_typeb_2009jan_01_ver1.01.pdfを印刷します。
・次に、印刷面の一枚目にリフィルを一枚追加して（注１）、weekly_typeb_2009jan_02_ver1.01.pdfを印刷します。

注１）裏の印刷時に一枚目を追加しないと、見開き１週間にならず、ずれてしまいます
注２）印刷したい期間を指定したい場合は、印刷設定でその期間のページのみ印刷してください。
注３）印刷設定でページの拡大/縮小は『なし』にして印刷して下さい。

3.用紙サイズ
・リフィルに直接印刷するためには、専用の用紙サイズを作成する必要があります。
・用紙幅　950mm
・用紙長さ　1700mm

4.ダウンロード
・2009年1月のスケジュール（54.9KB）　→　ダウンロード

5.履歴
2009/01/23　ver1.01
?・時間に重なっていた罫線を排除。
?・月表示の下の罫線を上の罫線と開始位置を同じ位置に変更。
2008/12/21　ver1.00
?・とりあえず公開。

手帳２冊のこの組み合わせも結構慣れてきた。予定や結果などの行動管理系はすべてシステムノートの中。日々の気づきメモ等は、MOLESKINの小型ノートに全権委任。

手帳を開く手間が無くなった。その反面、ばらばらにしていると、MOLESKINのノートを忘れてしまい、日中困ることも。

そこで、写真にも写っているが、手帳バンドをシステム手帳に扉面につけ（赤白のバンドね）、ここにノートを引っかけて持つようにしている。

すると、取り出したいときにどこにあるかもわかるし、システム手帳が台の代わりになったりと、結構便利。

この状態でしばらくは行きそうです。

これが私の手帳セットになります。

1. システム手帳　ファイロファックスのクラシック　これが母艦です。
2. ペン類　上から４色ボールペン（PILOT FEED GP4 0.7mm）、PARKER万年筆、CROSS　ボールペン
3. 両面テープ　ナイスタック　リムカ（弱粘着仮止め用）
4. テープのり　KOKUYO DOTLINER mini　上記の両面テープと使い分け
5. サブノート　MOLESKINE （cahiers カイエ）　ふと思いついたときに便利
6. フォトアルバム　ほぼ日のフォトアルバムを挟んでいます
7. デジカメ　CASIO EXILM　やっぱりデジカメは必要ですね

こんな感じでいつも持ち歩いています。今のところ、これで不足は感じていません。

悩んでいるのが、これ以外にデジタルスケジューラになるものを持つかどうか。

Outlookを使っているので、そのスケジューラと連携したい気もする。

少し、考えてみますかね。

本日、予定通り新しいシステム手帳が届きました。丁寧な梱包で、いい感じです。

開封一番で新しい手帳の、表面、内側と念のためチェック。そして、早速お手入れ。

また同じような現象が起きてもいやなので、革用のクリームを塗って、念のため、保湿クリームで仕上げました。

革製品の一般的な手入れ方法ですね。これで一応安心と言えるでしょう。

この手帳、せっかくなので永く使いたいですね。

私のメインのシステム手帳は、filoFAXのCLASSIC、バイブルサイズ。購入したのは、昨年の前半だったはず。しかし残念なことに、一年ちょっとたった今、手帳の表面はこんな感じになってしまいました。

手帳の表面を覆っている薄皮が剥がれてぼろぼろになってしまいました。この現象が発生したのは、購入して数ヶ月たったとき。鞄の中で擦れて剥がれ始めたと思っていて、自分の手入れが悪いからかと思っていました。

しかし、よく見てみると、内側の薄皮が剥がれ始めてきている？自分がぶつけたわけではないし、こりゃおかしい。一応、それなりに高価な手帳だけに、１年とちょっとでぼろぼろになるのはちょっと・・・。これはもしかして、不具合？

ということで、購入した伊東屋に持って行って相談したところ、交換は可能であるが、保証書もしくは購入時の領収書が必要だとのこと。普段なら、手帳の内ポケットの中に保証書をしまっておくのですが、今回に限って紛失。さすがに一年も経過していると、レシートもないです・・・。

でも、気に入ってたし、長い間使おうと決心して買った手帳。あきらめがつかず、filoFAX JPからカスタマーサービスセンターに電話して相談。そしたら、保証書等が無くても今回は特別に交換してくれるとのこと！！

スゴイです！！なんて、すばらしい対応！！さすが85年の歴史があるメーカー。顧客のことを考えてくれるメーカーだと思いました。

この一件で、私はfiloFAXの大ファンになりました。今週の土曜日に、新品の手帳が届きます。そして、これからも私の不動のメイン手帳となることが決まりました。